Un mandataire judiciaire à la protection des majeurs (MJPM) gère parfois plusieurs dizaines de dossiers en parallèle. Chaque dossier implique des mouvements bancaires, des justificatifs, des échéances de compte rendu au juge des tutelles. Proxima tutelle est un logiciel conçu pour structurer ce travail et réduire le risque d’erreur dans la gestion des comptes protégés.
Rattachement des justificatifs aux opérations bancaires : le socle de la fiabilité
Vous avez déjà cherché une facture papier pour justifier un virement effectué six mois plus tôt ? Dans une mesure de protection, chaque mouvement bancaire doit pouvoir être relié à un document qui l’explique. C’est ce qu’on appelle le rattachement pièce par pièce.
Proxima automatise une grande partie de ce travail. Le logiciel récupère les relevés bancaires par voie électronique, puis propose un classement automatique des justificatifs pour la majorité des courriers entrants. Concrètement, quand une facture arrive (scan ou document numérique), le système la rapproche du mouvement bancaire correspondant.
Ce rattachement explicite n’est pas un confort. Depuis le décret n° 2024-659, les contrôleurs qualifiés examinent les dossiers de manière plus formalisée. Un dossier où chaque opération pointe vers son justificatif se vérifie plus vite et génère moins de demandes complémentaires.
Compte de gestion annuel et calendrier civil : ce que Proxima prépare en amont
Le compte de gestion retrace toutes les opérations financières réalisées pour le majeur protégé sur une période donnée. Le calendrier a évolué : le compte couvre désormais du 1er janvier au 31 décembre, avec transmission à l’échéance de l’année suivante.
Ce passage à l’année civile change les habitudes de clôture. Les mandataires qui géraient leurs comptes selon la date anniversaire de la mesure doivent maintenant aligner tous les dossiers sur le même calendrier.
Proxima intègre cette contrainte directement dans ses alertes. Le logiciel rappelle les échéances, prépare les documents comptables au format attendu par le juge des tutelles et regroupe les pièces nécessaires. Pour un MJPM qui suit un volume conséquent de mesures, cette préparation automatisée évite les oublis en fin d’année civile.
Structure du dossier transmis au juge
Le compte de gestion ne se résume pas à un relevé bancaire annoté. Il comprend un état des recettes, un état des dépenses, un inventaire du patrimoine actualisé et les justificatifs associés. Proxima organise ces éléments dans un dossier structuré, directement exploitable par le contrôleur qualifié.
Sécurité des accès et gouvernance des droits sur la plateforme
Un logiciel qui centralise les données bancaires et patrimoniales de personnes vulnérables pose une question directe : qui peut voir quoi, et qui peut modifier quoi ?
Proxima fonctionne en mode cloud (SaaS), ce qui signifie que les données sont hébergées sur des serveurs distants, sans fichier local à manipuler. L’accès se fait depuis n’importe quel poste ou terminal mobile. Cette souplesse impose des règles strictes.
Les recommandations récentes insistent sur plusieurs points concrets :
- Réduire les accès inutiles : chaque utilisateur ne voit que les dossiers qui le concernent, pas l’ensemble de la base.
- Documenter toute modification de droits : quand un collaborateur change de périmètre ou quitte la structure, la trace de la modification doit être conservée.
- Activer la double authentification : un mot de passe seul ne suffit plus. Le mandataire doit valider sa connexion par un second facteur (code temporaire sur téléphone, par exemple).
Ces mesures ne sont pas optionnelles pour une association tutélaire ou un MJPM individuel qui traite des données sensibles. Proxima propose ces fonctions, mais c’est au responsable de la structure de les configurer correctement.
Mon Proxima : l’interface du majeur protégé et de ses proches
Proxima ne s’adresse pas uniquement aux professionnels. L’application Mon Proxima donne au majeur protégé (ou à sa famille) un accès à certaines informations de son dossier : soldes, opérations récentes, documents partagés par le mandataire.
Pourquoi c’est un sujet de protection ? Parce que la loi prévoit que le majeur protégé est informé des actes réalisés en son nom. L’application traduit cette obligation en accès concret, sans que la personne ait besoin de contacter son mandataire pour chaque question.
Adapter l’outil aux personnes peu à l’aise avec le numérique
Tous les majeurs protégés ne maîtrisent pas les outils numériques. Le paramétrage de Mon Proxima permet d’ajuster le niveau d’information visible et de simplifier l’interface. Un proche de confiance peut aussi être désigné pour consulter le dossier, sous le contrôle du mandataire.
Contrôle du juge des tutelles : comment le logiciel facilite la vérification
Le juge des tutelles (ou le contrôleur qualifié qu’il désigne) examine les comptes de gestion pour vérifier que les fonds du majeur sont utilisés dans son intérêt. Un dossier mal organisé ralentit ce contrôle et peut déclencher des demandes de justification supplémentaires.
Proxima structure le dossier de manière à ce que chaque mouvement bancaire pointe vers un justificatif identifié. Le contrôleur peut suivre le fil des opérations sans reconstituer la logique du classement. Les courriers types intègrent les références utiles (numéro de mesure, identité du majeur, période couverte).
Pour les mandataires individuels qui n’ont pas d’équipe administrative, cette automatisation représente un gain de temps direct. Pour les associations tutélaires, elle homogénéise les pratiques entre les délégués et réduit les écarts de qualité d’un dossier à l’autre.
La gestion des comptes protégés repose sur une combinaison de rigueur comptable, de traçabilité documentaire et de respect des droits du majeur. Proxima tutelle ne remplace pas le jugement du mandataire, mais il structure le cadre dans lequel ce jugement s’exerce, avec des garde-fous techniques qui limitent les oublis et les erreurs de classement.
